教育工作者常依據身邊既有的資訊作決定，而資訊是否精確以及收集過程是否有效率，關係著決策品質的好壞，甚至影響整體學校的運作，因此學校有必要建立一套資料庫，隨時更新各種數據資料，以應付任何可能突發狀況做出最精確的判斷。建立資料庫的目標在於教育工作者可以藉由掌握精確的學生資訊，以此評鑑課程、教學方法等，隨時體察學校運作是否順暢，指出學校須改進的部份。
資料收集內容包括學生出席率、成績、留級狀況、標準化測驗結果等，這些數據可作為學校運作的基線，使學校之間能互相進行比較。此外，教師針對學校實務運作所進行的研究也可納入資料庫內容，如人種誌研究與行動研究。藉由以學生為研究對象，結合教室行動現場，教師可徹底檢視學術研究的實用性，找出適用於其情境、具有效能的理論，以提升教學績效。資訊收集完畢應繼續後續動作，亦即透過系統分析收集到的資料，發現潛藏問題及可改善空間，針對這些問題進行改善作業才是建置學校資料庫的目的。
由於決策是以所收集到的資訊為基礎，不斷更新改善資訊的觀念顯得非常重要，學校若能隨時更新資訊，即能在收集資訊的過程中自我檢視，較易於發現潛藏的缺點，自然而然就會針對不足之處改善。因此持續更新資料庫將可不斷地進行學校改善工作，學校效能也自然提升。
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